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IMAGE'EST recrute un(e) Assistant(e) administratif/ve

Source : Image Est - 30 October 2017

fiche_poste

Mission principale

Sous l'autorité du Directeur, il/elle devra :

  • S'occuper de la gestion administrative et comptable de la structure : prise de rendez-vous, rédaction de documents, classement de dossiers, demande de subventions, saisie des données comptables, suivi de la facturation etc.

Activités spécifiques

  • Accueillir les visiteurs, les diriger, noter les messages et planifier les rendez-vous,
  • Trier, distribuer, affranchir, enregistrer le courrier et s'occuper de la gestion des messages électroniques,
  • Gérer le standard téléphonique, prendre les communications et les transmettre,
  • Rédiger et mettre en forme les documents, les trier et les classer,
  • Organiser les déplacements des membres de l'équipe, prendre les réservations et établir les notes de frais,
  • Vérifier l'état des stocks, évaluer les besoins en approvisionnement et définir les commandes à passer,
  • Surveiller et contrôler l'exécution de contrats de maintenance d'entretien et d'approvisionnement de la structure,
  • Procéder à la saisie, à l'indexation et à l'archivage des comptes rendus de réunions,
  • Rédiger et mettre en forme des documents administratifs, juridiques et commerciaux (contrats, devis, factures, etc.),
  • Actualiser les données de suivi d'activité de la structure (tableaux de bord, budget prévisionnel, plan de trésorerie),
  • S'occuper de la saisie des données comptables de la structure (réception, tri et classement des factures, préparation des comptes annuels en lien avec le cabinet comptable),
  • Assurer une veille sur l'actualité de la filière régionale, sélectionner les informations pertinentes et les transmettre,
  • Participer à la communication externe de la structure, mettre en forme les newsletters, établir les mailings, publier des articles sur le site internet et les réseaux sociaux.

Tâches transversales

  • Assurer le suivi budgétaire et comptable de la structure, en lien avec le Directeur et le cabinet d'expertise comptable,
  • Veiller à la diffusion en temps utile de l'information nécessaire aux membres de l'équipe.

Compétences et qualifications

  • Affinité avec le monde de la culture et notamment les secteurs du cinéma et de l'audiovisuel,
  • Compétences de base en comptabilité, droit du travail, gestion du personnel, fonctionnement associatif,
  • Techniques de secrétariat, de prise de notes, de gestion administrative,
  • Maîtrise des outils bureautiques,
  • Bon orthographe et qualités rédactionnelles,
  • Esprit de synthèse,
  • Rigueur, sens du détail, capacité d'anticipation et autonomie,
  • Aisance relationnelle, aptitude au travail en équipe.

Spécificités du poste

  • Flexibilité dans les horaires (pics d'activités),
  • Permis B.

Conditions

Temps plein, CDD, à partir du 4 décembre 2017,

Groupe C de la Convention collective nationale de l'animation, statut non cadre,

Poste basé à Epinal (88).

MERCI D'ENVOYER VOTRE CANDIDATURE AVANT LE 20 NOVEMBRE 2017 À thomas.grand@image-est.fr

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